От задачи до счёта: как мы автоматизировали учёт работ внутри
Что получил клиент
Нам больше не нужно восстанавливать объём работ по переписке и вручную собирать часы для каждого счёта. Руководитель видит трудозатраты в ходе работы и может разбирать задачи, которые заняли неожиданно много времени. Клиент в течение месяца понимает, какие задачи выполняются и какая сумма складывается.
Документы за завершённый месяц мы обычно отправляем 3–4 числа следующего месяца. Ручная работа осталась там, где она действительно нужна: в проверке расчёта перед отправкой.
С какой задачей обратились
Раньше мы собирали переписку с клиентом за прошлый месяц, находили выполненные задачи и оценивали трудозатраты. Затем вручную считали часы, готовили счёт и акт, отправляли их клиенту. Эта работа затягивалась: документы за прошлый месяц могли уйти ближе к концу следующего.
При этом клиенту было сложно заранее понять, какая сумма получается по текущим задачам, а руководителю — вовремя заметить, что на отдельную работу ушло больше часов, чем предполагалось.
Что сделали
Мы связали задачи с компаниями в CRM и автоматизировали расчёт работ. Менеджер ставит задачу, специалист включает учёт времени, когда над ней работает. Система собирает трудозатраты и ежедневно пересчитывает предварительную сумму в сделке текущего месяца.
В расчёте учитывается ставка клиента: стандартная или предусмотренная приобретённым депозитом. Индивидуальные коэффициенты специалистов тоже заложены в механизм расчёта, но для команды главное — корректно ставить задачи и отмечать время работы.
Как это работает
В личном кабинете клиент видит текущие задачи и примерную сумму по ним. По пятницам мы отправляем письмо о ходе работ и затраченных часах тем клиентам, у которых в этом месяце есть задачи.
В конце месяца система пересчитывает сделку только по завершённым задачам. Незавершённые остаются в работе и переходят в следующий месяц — в счёт за текущий период они не попадают.
На основании итогового расчёта автоматически формируются документы. Перед отправкой мы проверяем, что все участники задач отметили своё время и в расчёте нет завышенных часов. После проверки счёт уходит клиенту на email, данные выгружаются в 1С, а документы отправляются через ЭДО.
Когда вспоминаем, как работали раньше, даже не верится, что мы вручную собирали задачи и считали часы. С такой схемой масштабировать компанию было бы невозможно. Сейчас расчёты автоматизированы, и мы можем спокойно расти.
Что можно взять для своего бизнеса
Разберём ваш процесс и предложим следующий шаг
На первой встрече определим, где теряются заявки и что стоит автоматизировать в первую очередь.
