Согласование приказов: с недели до одного дня
Что получил клиент
- Единое место для хранения приказов и истории согласования
- Параллельное согласование документов вместо последовательного
- Возврат приказа автору с комментариями при необходимости доработки
- Контроль ознакомления сотрудников с утверждёнными приказами
- Автоматическое формирование PDF-листа согласования по шаблону компании
В результате согласование одного приказа сократилось с недели до одного рабочего дня.
С какой задачей обратились
В геологоразведочной компании ежемесячно выпускают 30–40 приказов, каждый из которых должен пройти согласование у 5–7 сотрудников.
Раньше процесс был полностью бумажным: документ последовательно передавали согласующим, каждый изучал его и расписывался в протоколе. Если появлялись замечания, приказ исправляли и запускали весь процесс заново. В результате согласование одного документа занимало от недели.
Что сделали
Перенесли согласование приказов в коробочный Битрикс24 и настроили единый процесс работы с документами.
- Настроили параллельное согласование приказов несколькими сотрудниками
- Добавили обязательный комментарий при отказе в согласовании
- Настроили возврат документа автору на доработку и повторный запуск процесса
- Добавили этап ознакомления сотрудников с утверждённым приказом
- Разработали автоматическое формирование PDF-листа согласования по шаблону компании
Автор загружает готовый документ и указывает согласующих. Часть обязательных участников уже задана в процессе, после чего все они одновременно получают задание и выбирают: «Согласовано» или «Не согласовано».
Если есть замечания, приказ возвращается автору на исправление. После согласования всеми участниками документ отправляется сотрудникам на ознакомление, а система автоматически формирует PDF-лист согласования.
Согласование одного приказа сократилось с недели до одного рабочего дня. Через процесс проходит 30–40 приказов ежемесячно, автоматизация работает с 2024 года.
Раньше согласование приказов занимало неделю и больше, особенно если документ возвращался на доработку. Сейчас весь процесс проходит в Битрикс24 в течение дня, а готовый лист согласования формируется автоматически.
Что можно взять для своего бизнеса
Не обязательно автоматизировать весь документооборот сразу. Начать можно с одного часто повторяющегося процесса, где документы до сих пор передаются между сотрудниками вручную.
- Документ автоматически отправляется нужным согласующим
- Решения, комментарии и история согласования сохраняются в одном месте
- Документ можно вернуть автору на исправление и повторно запустить согласование
- После завершения процесса итоговые документы формируются автоматически
Если стандартных возможностей Битрикс24 недостаточно, отдельные требования процесса можно реализовать дополнительной доработкой.
Разберём ваш процесс и предложим следующий шаг
На первой встрече определим, где теряются заявки и что стоит автоматизировать в первую очередь.
